جشنواره برترين هاي روابط عمومي كشور

تاريخچه :
طرح اوليه‌ي انتخاب برترين هاي روابط عمومي كشور توسط زنده ياد مرحوم ‹‹ محمد ملازم ››، مدير كل تبليغات در تاريخ 27 اسفندسال 1369 و با تشكيل كميته برنامه ريزي ، ارتباطات و تبليغات دولت پيشنهاد شد . تا دوره ششم اين جشنواره ‹‹ روابط عمومي برتر ›› انتخاب مي‌شد و كليه‌ي فعاليت‌ها و دستاوردهاي روابط عمومي‌ها در بخش هاي ؛ انتشاراتي ، سمعي و بصري ،پژوهشي ، ارتباطات مردمي ، ارتباطات رسانه اي ، مديريتي ، آموزشي و تبليغاتي ارزيابي مي شد . روابط عمومي هايي كه در كليه بخش ها ، فعاليت بيشتر و با كيفيت بالاتري داشتند به عنوان واحدهاي نمونه و برتر انتخاب مي شدند . در دوره هاي هفتم و هشتم نيز فنون روابط عمومي مورد سنجش قرار گرفت و در رشته هاي مختلف چندين فعاليت پايه اي ارزيابي شد. دراين دو دوره، معيار و شاخص برتري ، ميزان روشمندي هرفعاليت بود . نهمين دوره‌ي اين جشنواره منطبق با شيوه‌ي گزينش انجمن جهاني روابط عمومي بود . انجمن جهاني روابط عممومي از سال 1988 تا كنون با تشكيل ‹‹ كميته جايزه طلايي ››، كاربرتر روابط عمومي ها را در سراسر جهان گزينش و معرفي مي كند . اين شيوه ، الگويي است تا روابط عمومي ها با استفاده از تمامي ابزارهاو فنون ارتباطي ، فعاليت خود را در راستاي رسالت سازمان و معطوف به هدف، ساماندهي كنند. بنابراين مي توان گفت براساس اين شيوه ها، روابط عمومي برتر فعاليت هايش روشن است و با استفاده از تمام فنون و ابزارهاي ارتباطي سعي دارد با مشكلات و فرصت‌هايي كه سازمان با آن روبروست ، به نحو مطلوب و علمي برخورد كند .

2- اهداف :
به منظور ايجاد فضاي مناسب براي سامان دهي و بهينه سازي فعاليت روابط عمومي‌ها در راستاي رسالت سازمان ، ارايه‌ي الگوي جامع و كارآمد فعاليت ، ايجاد ارتباط مؤثر ، دست يابي به تفاهم و همدلي بين مخاطبان و سازمان و همچنين تشويق همگان به مشاركت جويي در حل مسائل سازمان، جشنواره برترين هاي روابط عمومي كشور برگزار مي شود .

3- دستور العمل ارسال آثار ، ارزيابي و داوري
انتخاب برترين هاي روابط عمومي برمبناي معيارها وملاك هاي انجمن جهاني روابط عمومي انجام مي شود كه دراين شيوه ، ‹‹ كاربرتر ›› روابط عمومي سنجش و معرفي مي شود . دراين شيوه ، فعاليتي به عنوان ‹‹ كار برتر ›› شناخته مي شود كه براي انجام آن يك فرايند پنج مرحله اي به شرح زير طي شده باشد :

3-1- تبيين و تعريف مساله يا فرصت :
شناخت مسأله يا فرصت و تبيين وتعريف آن ، شروع منطقي هر فعاليت قلمداد مي شود، بنابراين هر كار علمي از اين مرحله آغاز مي شود . روابط عمومي هم براي فعاليت ، بايد در ابتدا فرصت ها ومسايل پيرامون را شناسايي كند . در واقع اين كار مستلزم تعيين و پاسخگويي به اين سؤال است كه ‹‹ چه چيزي در حال رخ دادن است ؟››

3-2- تحقيق :
اين مرحله شامل كندو كاو و نظارت برعقايد و افكار ، نگرش ها و رفتار افراد و گروه ها و يا سازمان هايي است كه با فعاليت ها و خط مشي هاي سازمان مرتبط هستند يا از آن تأثير مي پذيرند . بررسي محيط اجتماعي ، مهم ترين مرحله در فرآيند مديريت روابط عمومي است و پس از مرحله اول كه شناسايي مسأله يا فرصت است ، كارگزاران روابط عمومي بايد با بررسي دقيق پيرامون موضوع ، وضعيت را كاملاً شناسايي و راه‌كارها و راه حل هاي عملي را مشخص كنند.

3-3- برنامه ريزي :
اين امر، مستلزم فراهم كردن اطلاعات مربوط به خط مشي و برنامه هاي سازمان است . اين مرحله منجر به تصميماتي مي‌شود كه بر برنامه‌هاي روابط عمومي ، اهداف ، رويه‌ها و استراتژي‌هاي مربوط به همه گروه‌هاي ذينفع اثر مي گذارد . اين مرحله در فرايند چهار مرحله‌اي به اين سؤال پاسخ مي‌دهد كه ‹‹ چه كاري بايد انجام شود و چگونه ؟ ››

كارگزاران روابط عمومي دراين مرحله بايد به نكاتي همچون بيان ريز اهداف برنامه ، مخاطب شناسي و مخاطب پژوهشي ، طراحي پيام‌هاي ارتباطي ، تعيين رسانه‌هاي مناسب براي انتقال پيام‌ها و … توجه داشته باشند .

3-4- اجرا :
اين مرحله مستلزم اجراي طرح‌ها و برنامه‌ها از طريق اعمال فعاليت‌ها و ارتباطات طراحي شده براي دست‌يابي به اهداف برنامه است . سؤال اين مرحله آن است كه ‹‹ كه چگونه برنامه اجرا و اعلام مي شود ؟››. در واقع، مقصود از اجراء، برداشتن قدم‌هايي براي تغيير خط مشي‌ها ، رويه‌ها ، خدمات و محصولات سازمان و تغيير رفتار براي تأمين بهتر منابع متقابل سازمان و مخاطبان آن است .

3-5- ارزيابي :
دراين مرحله ، نتايج طرح مشخص مي‌شود و اثر بخشي تهيه و اجراي برنامه ، مورد ارزيابي قرار مي‌گيرد . ارزيابي با اين هدف انجام مي‌شود كه بدانيم چه چيزي و چرا اتفاق افتاده است ؟ نه براي اثبات آن چه اتفاق افتاده است .

نكته :
روابط عمومي‌ها بايد كار ارسالي خود را كه در قالب فرايند پنج مرحله‌اي فوق به انجام رسيده است ، با مجموعه‌ي اسناد و با چكيده‌اي حداكثر در دوصفحه (A4) كه ضميمه‌ فعاليت مي‌كنند، براي دبيرخانه‌ي جشنواره ارسال نمايند .

* با توجه به دستورالعمل فوق رعايت موارد ذيل براي شركت در جشنواره‌ي برترين هاي روابط عمومي الزامي است :

ماده 1: اداره كل تبليغات هرساله با انتشار فراخوان در روزنامه هاي كثيرالانتشار ، از روابط عمومي ها و دست اندركاران دعوت مي كند با ارسال آثار خود دراين جشنواره شركت كنند.

ماده 2: روابط عمومي‌هاي مؤسسات خصوصي و دولتي ، اتحاديه‌ها ، انجمن‌ها و مؤسسات مشاوره روابط عمومي مي‌توانند فعاليت‌ها و برنامه‌هاي خود را براي شركت دراين جشنواره ارسال كنند.

ماده 3: به منظور تشويق و ترغيب نويسندگان و صاحب نظران و گسترش ادبيات روابط عمومي در هردوره از جشنواره ، بهترين مقاله و مطلب انتشار يافته با موضوع روابط عمومي انتخاب و معرفي مي شود.

ماده 4: به منظور ايجاد مشاركت روابط عمومي‌ها با دست اندركاران برگزاري و نيز توجيه و تبادل متقابل نظرات ، از روابط عمومي‌ها درخواست مي‌شود نماينده‌ي خود را به ستاد برگزاري جشنواره معرفي كنند.

ماده 5: روابط عمومي ها مي توانند براساس گزينش خود، چند نمونه از برترين كارهايي كه در موعد مقرر به انجام رسانده اند ، براي شركت در جشنواره ارسال كنند.

ماده 6: گزينش فعاليت روابط عمومي ها براساس الگوي ‹‹ كاربرتر ›› و در موعد مقرر ارزيابي خواهد شد و چنان چه كار ارسالي با الگوي مذكور منطبق نباشد و يا مدارك ارسالي مربوط به پيش يا پس از آن مقطع زماني باشد.

مدارك ارزيابي نخواهد شد .

ماده 7: مدارك ارسال روابط عمومي‌ها عودت داده نخواهد شد .

بخش دوم : اركان جشنواره و وظايف بخش‌هاي مختلف

ماده 8 : اركان جشنواره

1- ستاد برگزاري

2- شوراي سياست‌گذاري

3- بخش اجرايي

4- بخش علمي

ماده 9: شرح وظايف بخش هاي جشنواره
 

 

ستاد برگزاري جشنواره از طريق اعلام سياست‌ها و خط مشي‌هاي كلي و نظارت مستقيم بر فعاليت‌ها ، هدايت امور و ساماندهي برنامه‌ها را برعهده دارد :

1- تصويب طرح برگزاري جشنواره و تهيه و تنظيم برنامه و شيوه‌ي اجراي جشنواره با هماهنگي شوراي سياست‌گذاري

2- تصويب بودجه پيشنهادي و تدارك آن

3- ايجاد هماهنگي بين دو بخش علمي و اجرايي

4- تعيين سياست هاي كلي با كمك شوراي سياست‌گذاري

5- نظارت برعملكرد بخش‌هاي زير مجموعه

6- نصويب گزارش نهايي جشنواره

7- هماهنگي براي برگزاري جلسات

 

اعضاي اين شورا شامل رياست ستاد ، دبيران علمي و اجرايي و دو نفر از صاحب نظران و استادان در حوزه روابط عمومي است كه اين شورا وظيفه سياست‌گذاري و برنامه‌ريزي براي اجراي جشنواره را برعهده دارد . رياست اين شورا به عهده رئيس ستاد برگزاري جشنواره است .

8- تعيين زمان ومكان برگزاري مراسم
 

دراين بخش كليه‌ي فعاليت‌هاي مربوط به تدوين شاخص‌ها و معيارهاي سنجشي ، ارزيابي نهايي و انتخاب كارهاي برتر و تدوين بيانيه صورت مي گيرد . مسئووليت اين بخش با دبير علمي جشنواره است كه هماهنگي بين اعضاي هيأت داوران و ستاد جشنواره را به عمل آورد .

1- تدوين شاخص ها و معيارهاي سنجش

2- دريافت آثار ارسالي از دبيرخانه و انطباق آن ها با شرايط و معيارها

3- هماهنگي مداوم با رييس ستاد جشنواره

4- ارزيابي آثار

5- برپايي جلسات هيأت داوران

6- ارايه‌ي گزارش نتايج

7- تدوين بيانيه

  
در بخش اجرايي جشنواره فعاليت هاي دبيرخانه اي ، روابط عمومي ، تبليغات ، نمايشگاهي و كليه امور مربوط به هماهنگي و تداركات انجام مي شود.

الف : دبيرخانه

1- تهيه ، تنظيم و ارسال فراخوان ارسال آثار

2- ايجاد ارتباط دايم با روابط عمومي ها براي رفع نقايص احتمالي

3- دريافت و كد گذاري و طبقه بندي آثار

3- انطباق آثاررسيده با معيارها و شاخص هاي مورد نظر

4- وصول آثار ارسالي به روابط عمومي ها پس از دريافت آثار

5- ارسال آثار رسيده براي بخش علمي

6- دريافت نتايج از بخش علمي

7- اعلام نتايج ارزيابي به رئيس ستاد

8- هماهنگي و همكاري با هيأت داوران براي ارائه اطلاعات براي تدوين بيانيه

9- طبقه بندي و نگهداري آثار ارسالي در دبيرخانه

10- تدوين و تنظيم كتاب جشنواره

· لازم به ذكر است فعاليت دبيرخانه دائمي است و اين دبيرخانه نمونه هايي از آثار برگزيده را براي استفاده در اختيار روابط عمومي ها قرار مي دهد .

ب : كميته ارزيابي و بررسي آثار

1- انطباق آثار رسيده با معيارها و شاخص هاي مورد نظر

2- ارزيابي اوليه آثار

ج: روابط عمومي

1- پاسخ تلفني و حضوري به سؤالات مراجعه كنندگان ومخاطبان

2- ارسال فراخوان براي دستگاه ها و سازمان ها

3- تلاش براي جلب و جذب آثار روابط عمومي ها

4- ارسال دعوت نامه به روابط عمومي ها و كارگزاران و دست اندركاران روابط عمومي

5- دعوت از نشريات و خبرنگاران براي حضور درمراسم

6- هماهنگي با كليه واحدهاي اجرايي براي انجام فعاليت هاي مورد نظر

7- تهيه و اعلام گزارش فعاليت هاي جشنواره

8- اعلام اخبار جشنواره به مطبوعات و رسانه ها و دريافت بازخورد و نحوه انعكاس مطالب در رسانه ها

9- انجام هماهنگي لازم براي تهيه مكان برگزاري ، پذيرايي ، تهيه جوايز برگزيدگان و امور تداركات

10- راه اندازي نمايشگاه آثار برگزيده و آخرين يافته ها و آثار روابط عمومي

ماده 10 : زمان و مكان برگزاري :

با توجه به اين كه در هر دوره از جشنواره ، آثار و مدارك مربوط به سال گذشته ارزيابي مي‌شود ، فرايند دريافت ، انتخاب و معرفي آثار و كارهاي ارسالي حدود پنج ماه به طول مي‌انجامد . اگر شروع جشنواره را ابتداي هرسال در نظربگيريم، شهريور يا مهرماه زمان مناسبي براي برگزاري جشنواره مي‌باشد . از سوي ديگر مهرماه زمان بازگشايي دانشگاه‌ها مي‌باشد و دانشجويان و استادان هم
مي‌توانند دراين مراسم شركت كنند.

مكان برگزاري جشنواره براساس برنامه ريزي و هماهنگي مسؤولان برگزاري تعيين خواهد شد .

ماده 11:

انتخاب هيأت داوران با نظر شوراي مشورتي و حكم رياست ستاد صورت مي گيرد .

ماده 12:

دبير علمي، نماينده‌ي هيأت داوران مي‌باشد كه با نظر اين هيأت انتخاب و معرفي مي شود .