اول برنامه ريزي بعد اقدام

کارگزار روابط عمومی (22 خرداد 1386) - اگر شما نيز از توان برنامه ريزي مناسبي برخوردار نيستيد، خيلي خود را سرزنش نکنيد چون به واسطه ارتباطي که با طيف قابل توجهي از مديران اجرايي دارم متوجه شدم برخي از مديران اجرايي نيز از توان برنامه ريزي مناسبي برخوردار نيستند!

اما آيا طبيعت برنامه ريزي سخت است يا کارهاي ما به گونه اي است که امکان برنامه ريزي ندارد؟ پاسخ هيچکدام است؛ زيرا مشکل در ناتواني ما در تفکر و انديشيدن است نه در سختي برنامه ريزي. به زبان ساده، برنامه ريزي يعني ديدن آينده در اکنون و آماده کردن مقدمات لازم براي روبرو شدن با آن، که کاري است ساده و در عين حال ضروري.

بله، يادگرفتن برنامه ريزي ضروري است. اگر نتوانيم برنامه ريزي کنيم قادر نخواهيم بود از وقت و امکانات خود به خوبي استفاده کنيم. بدون برنامه ريزي دوباره کارهاي زيادي پيش مي آيد و ممکن است به علت عدم تدارک وسايل لازم، انرژي زيادي صرف شود. براي مثال آيا تهيه کبريت کار سختي است؟ مسلما نه. شما به هر بقالي که برويد مي توانيد کبريت تهيه کنيد. اما فرض کنيد به پيک نيک رفته ايد و وسط صحرا يا کوه مي خواهيد چاي درست کنيد که متوجه مي شويد کبريت نداريد. آيا تهيه کبريت در آن جا کار سختي است؟ بله. ممکن است براي تهيه کبريت لازم باشد مسافت زيادي را طي کنيد. پس کسي که حتي براي رفتن به پيک نيک نتواند درست برنامه ريزي کند مرتب وقت خود را تلف کرده و با دوباره کاري، خود را خسته و ناتوان خواهد کرد. زيرا قابل پيش بيني است که زمان زيادي را صرف گل به سر ماليدن مي کند!

اما با آن که برنامه ريزي ضرورت دارد، ما به دلايل متعددي برنامه ريزي نمي کنيم از جمله:

1. عجول هستيم؛ يعني چون به صورت کلي بر انجام کار واقفيم به سرعت وارد عمل مي شويم. در صورتي که قبل از اقدام بايد با دقت به جنبه هاي مختلف کار واقف شد. مثلا دختر جواني براي مهماني فارغ التحصيلي اش بدون برنامه ريزي دست به کار مي شود. البته او آشپزي بلد است ولي غذا درست کردن براي 20 نفر و تدارکات ميهماني با تهيه شام شب يک خانواده از نظر کميت مواد اوليه زمان لازم براي پخت، کافي بودن وسايل پخت و ... تفاوت زيادي دارد که بايد از ابتدا، محاسبه و درنظر گرفته شود تا مشکلي پيش نيايد.

2. توان تفکر در موضوع را نداريم؛ به جاي اين که با قدرت تفکر، جنبه هاي گوناگون کار را شناسايي و يک مدل ذهني براي خود ايجاد کنيم، به صورت سعي و خطا عمل مي کنيم. يعني از همان اول اقدام مي کنيم و اگر به نتيجه مطلوب نرسيم، آن را اصلاح کرده و مجددا اقدام مي کنيم. به عنوان نمونه وقتي که مي خواهيم چيدمان خانه يا دفتر محل کارمان را تغيير دهيم، به جاي اين که ابعاد اتاق و ميز و صندلي را اندازه گرفته و نقشه چيدمان را روي کاغذ پياده کنيم، ميز را بلند مي کنيم و در محل مورد نظر مي گذاريم. حال اگر وسايل جا نگرفتند، مجددا جاي آن ها تغيير مي دهيم و آن قدر اين کار را تکرار مي کنيم که به نتيجه مطلوب برسيم.

3. برنامه ريزي را بلد نيستيم؛ بايد بدانيم که برنامه ريزي روشمند بوده و داراي فرمول هايي است. کسي که فرمول هاي برنامه ريزي را بداند حتي اگر تفکرش هم ضعيف باشد، مي تواند براي کارهايش برنامه ريزي کند مگر اين که با يک کار پيچيده روبرو باشد که در اين صورت مجبور مي شود بيشتر فکر کند و توان تفکر خود را افزايش دهد يا مشورت بگيرد.

اگر مي خواهيم برنامه ريز واقعي شويم لازم است از اين سه ويژگي پرهيز کنيم.

از اولين ويژگي شروع مي کنيم يعني شتاب زدگي در عمل. به چند دليل شتاب زده وارد کارها مي شويم. مهمترين دليل نداشتن حوصله است. صبر و تحمل نداريم يا مي خواهيم از وضعيت فعلي خود خلاص شويم. گاهي نيز فکر مي کنيم که مي دانيم که چه کار بايد انجام دهيم. دليل ديگر اين است که مي خواهيم هر چه سريع تر از شر کار خلاص شويم. بنابراين زود شروع مي کنيم که زود هم تمام کنيم.

اما، راه حل جلوگيري از شتاب زدگي، مکث قبل از کار است. اين مکث فضاي تفکر را ايجاد مي کند، فضايي که مي توان جنبه هاي گوناگون را بررسي کرد، راه هاي گوناگون را مدنظر قرار داد و بهترين آن ها را برگزيد.

دومين ويژگي ياد گرفتن روش برنامه ريزي است. در اينجا به يک روش ساده در برنامه ريزي اشاره مي کنيم. اين روش ساده برنامه ريزي براي بسياري از امور روزمره ما جوابگوست.

براي اين روش نياز به يک تکه کاغذ اندازه کف دست داريم. قبل از برنامه ريزي، موضوع را مدنظر قرار مي دهيم و در مورد آن تمرکز مي کنيم. سپس روي يک برگه آن چه که در مورد موضوع مي دانيم (مثلا چه کاري بايد انجام شود و به چه نتايجي مي خواهيم برسيم و چه افرادي دخيل هستند و ...) و همچنين سوالات و ابهاماتي که در مورد موضوع داريم را نيز نوشته و تا حد امکان به آن پاسخ مي دهيم. بعد از آن که در مورد موضوع به تصوير واضحي رسيديم، برگه را برمي گردانيم و کليه اقدامات لازم را (بدون توجه به ترتيب اجرا) مي نويسيم. سپس اقدامات را خوانده و ترتيب اجرا را با نوشتن اعداد کنار آن معلوم مي کنيم. يک مثال: برنامه ريزي در مورد رفتن به کوه در تعطيلات آخر هفته با استفاده از روش اوليه برنامه ريزي اين است:

روي برگه: (اين مطالب اگر به صورت دست نويس در صفحه بندي ذکر شود مناسب تر است)

زمان رفت 5 صبح و زمان برگشت عصر روز جمعه

دو وعده غذا (صبحانه ناهار) در کوه هستم. چي بخورم؟

بند کفش کوه پاره شده

يک ساله که کوه نرفتم. از وسايل کوهم خبر ندارم.

مسير درکه قشنگ است و شيب آن هم کمتر است

پوستم به آفتاب حساس است

آيا کسي هست که بخواهد با من همراه شود؟

پشت برگه:

3. خريد بند کفش

2. برداشتن کوله، زيرانداز، عينک، پول، قمقمه، بادگير، آفتاب گير

4. خريد کرم ضد آفتاب

5. پختن سيب زميني و تخم مرغ

1. دعوت از همکلاسي ها براي رفتن به کوه (حداکثر 3 نفر) و توافق در مورد مسير

6. خريد نان و چيدن غذا در ظروف

7. کوک کردن ساعت

(توضيح اين که اعداد کنار اقدامات بيانگر ترتيب انجام کار است که بعد از کامل شدن اقدامات نوشته شده است.)

نکات:

1. بعد از اجراي برنامه، روي اقدامات را دو خط به صورت ضربدري مي کشيم. با اين کار به ذهن مان فرمان مي دهيم که کار تمام شد و ديگر به موضوع نپردازد.

2. حتما از دو روي کاغذ استفاده کنيد. برگرداندن برگه بعد از اتمام مرحله شناخت صورت مي گيرد. در مرحله شناخت، نوشتن سوال و ابهامات بلامانع است ولي در مرحله بعدي، کليه اقدامات بايد به صورت واضح و شفاف باشد.

3. دو روي برگه از جهتي معرف دو لب مغز است که دو فرآيند مختلف در آن صورت مي گيرد.

نوشته: حميد همتي، مديرعامل گروه پژوهشي مديريت حرفه اي