اصول گزارش نويسي و نامه نگاري

تهيه و تنظيم: حجت اله عمو لشکريان

تعريف گزارش:

گزارش به معني به جا آوردن، انجام دادن، اظهار نظر کردن، در ميان نهادن و شرح و تفسير کردن است.

ساختار گزارش: ساختار گزارش بطور کلي بر سه اصل تقسيم مي شود:

1-     مقدمه گزارش

2-     متن يا بدنه اصلي

3-     پايان گزارش

1)      مقدمه گزارش

مقدمه گزارش بايد به گونه اي باشد که خواننده در راستاي موضوع گزارش قرار گيرد، يعني در همان دو سه سطر اول بداند موضوع گزارش چيست. براي نيل به اين هدف مقدمه بايد با جمله اي آغاز شود که بگويد گزارش درباره چيست و چرا تهيه گزارش لازم بوده است بطور کلي مقدمه سه اصل را دنبال مي کند.

الف- گزارش بايد به گونه اي مطرح شود که براي خواننده قابل درک و فهم باشد.

ب- در خواننده نسبت به موضوع علاقه ايجاد کند.

ج- بايد به خواننده بگويد که از گزارش چه انتظاري بايد داشته باشد.

2)     متن يا بدنه اصلي گزارش

 متن يا بدنه گزارش محل ارائه آمارها، داده ها و تحليل تفسير و اثبات مدعي است.

3)پايان گزارش

پايان گزارش شامل نتيجه گيري، ارائه پيشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش
مي باشد.

بطور کلي در مورد گزارش مي توان گفت:

در مقدمه آنچه را که مي خواهيد بطور مختصر اعلام کنيد، در متن بگوئيد و در پايان آنچه را گفته ايد بطور مختصر يادآوري نمائيد.

اقسام گزارش عبارتند از:

الف- گزارش کتبي

ب- گزارش شفاهي

1- گزارش کتبي: ارائه اطلاعات، بررسي ها و پژوهش ها به صورت مکتوب را گزارش کتبي مي نامند.

2- گزارش شفاهي: هرگاه بررسي ها و پژوهش ا به صورت سخنراني و بحث و گفتگو مطرح شود آن گزارش را شفاهي مي گويند.

1-   الف- مزاياي گزارش کتبي:

1-     امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافي

2-     امکان ضبط و بايگاني براي سالها و بلکه قرن ها

3-     مستند ساختن آن با اسناد و مدارک

4-     امکان فصل بندي و طبقه بندي

5-     استفاده از آن براي تبليغ در موارد لازم

2-  الف- مشکلات گزارش هاي کتبي:

1-     احتياج به صرف هزينه زياد باي تهيه کاغذ، وقت و تامين نيروي انساني بعنوان ماشين نويس.

2-     دشواري استفاده از تمام اصول گزارش نويسي

3-     عدم امکان دريافت فوري نتايج گزارش هاي کتبي در بيشتر موارد.

1-   ب- مزاياي گزارش هاي شفاهي

2-     امکان طرح فوري گزارش و بيان آن از نظر صرفه جويي در وقت.

3-     امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه نظر سنجي و پرسش و پاسخ.

4-     آگاهي کامل و فوري گزارشگر از نتايج گزارش خود.

5-     مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات

6-     استفاده از وسايل سمعي و بصري از قبيل فيلم، اسلايد، اورهد و غيره.

2- ب- مشکلات گزارش هاي شفاهي

1- نبودن فرصت کافي براي دعوت از افراد ذيربط

2- استنباطهاي گوناگون افراد از مطالب طرح شده

3- محدوديت وقت براي بيان مطالب که ممکن است نياز به وقت بيشتري داشته باشد.

4- ضعف بيان و عدم احاطه گزارشگير موضوع

5- قابل استناد نبودن

گزارش ها بر حسب نوع و شکل کلي به دو دسته تقسيم مي شوند:

دسته اول: گزارش هاي رسمي کوتاه

دسته دوم: گزارش هاي رسمي بلند

الف) گزارش هاي رسمي کوتاه:

به گزارش هايي گفته مي شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداري تهيه مي شود و از سادگي برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداري و روزمره است. گزارش هاي رسمي کوتاه استاندارد شده و داراي روش يکنواخت نيست و اگر در بعضي از سازمان هاي اداري« برخي اين گزارش هاي توضيحي به ويژه گزارش هاي يک و دو صفحه اي به صورت فرم درآمده و استاندارد شده است «نبايد همه گزارشهاي اين دسته را از اين نوع دانست. در اين نوع گزارش ها توجه به اين نکته ا ضروري است.

1-     انتخاب موضوع به نحوي که گوياي محتوي متن باشد.

2-     آوردن مقدمه اي متناسب با متن(حداقل  دو سطر) براي آماده ساختن ذهن خواننده.

3-     استفاده از پاراگراف يا عناوين اصلي و فرعي به منظور طبقه بندي گزارش

4-     آوردن پيشنهاد يا نتيجه در پايان

5-     ارائه يک درخواست و راه حل

ب) گزارش هاي رسمي بلند:

به گزارش هايي گفته مي شود که معمولاً بيش از سه صفحه بوده و در بعضي از موارد تا دهها صفحه ادامه مي يابد اين نوع گزارش ها بيشتر به موضوعات علمي، پژوهشي، اجتماعي، فني و موارد مشابه مربوط
مي شود و در بعضي از موارد تهيه کنندگان آن بيش از يکنفر بوده و گاهي يک گروه مي باشند.