تمهيدات برگزاري يك كنفرانس مطبوعاتي
برات الله صمدي راد
يكي از وظايف مهم روابط عمومي هاي هر سازمان برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي و راديو تلويزيوني است. كنفرانس مطبوعاتي شكل ديگري از مصاحبه رودرروست كه در آن نمايندگان رسانه هاي گروهي با يك يا چند تن از مديران ارشد يك سازمان ، نهاد و يا مؤسسه به گفت و گو مي نشينند.
براي اينكه در برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي بيشترين بهره برداري حاصل شود . روابط عمومي ها مي بايست تمهيدات و پيش بيني هاي مختلفي را اتخاذ نمايند.

ضرورت و نياز مصاحبه :
اولين نكته در برگزاري كنفرانس مطبوعاتي ضرورت و نياز آن است. يعني كارگزار روابط عمومي بايد بداند كه آيا برگزاري اين كنفرانس در اين مقطع زماني لازم است و آيا اطلاعاتي كه قرار است از سوي رئيس سازمان و يا مؤسسه در اختيار رسانه ها قرار گيرد ارزشمند براي افكار عمومي هست يا خير؟ زيرا چنانچه نمايندگان رسانه ها در يك كنفرانس مطبوعاتي حضور يابند و مشتي مطلب تكراري، خسته كننده و بي ارزش بشنوند اعتماد آنها سلب گرديدو در مصاحبه ها و كنفرانس هاي بعدي سازمان شما كمتر حضور نخواهند يافت و شما يكي از ذي قيمت ترين ابزار قابل استفاده روابط عمومي ها كه رسانه ها از دست داده ايد.

تهيه متن مصاحبه :
در مرتبه بعدي تهيه متن مصاحبه بايد مورد نظر قرار گيرد. روابط عمومي يك سازمان با توجه به آگاهي و اشرافي كه بر سازمان و مؤسسه خود دارد و با توجه به شمناختي كه از مخاطبان خود حاصل نموده مي بايستد مبادرت به تدوين متن مصاحبه نمايد.
بديهي است تدوين متن مصاحبه براي كنفرانس مطبوعاتي فرصتي است كه در آن مي توان با حوصله مطالب مهم و اساسي را همراه با آمار و جداول تنظيم نمود تا علاوه بر مطالب شفاهي مدير و رئيس سازمان مورد بهره برداري نمايندگان رسانه ها قرار گيرد.
و در صورتي كه نماينده رسانه اي در كنفرانس حضور نداشته باشد مي توان آن را برايش ارسال كرد تا در رسانه خود از آن استفاده نمايد.
ضمناً متن مصاحبه از پيش آماده شده به مصاحبه شونده امكان مي دهد تا با احاطه بيشتري بر آمار و ارقام و مطالب سخن بگويد و چنانچه مطلب مهمي را فراموش كرد رسانه ها با مراجعه به متن از آن استفاده نمايند. با اين حال متن مصاحبه نبايد از حد معمول بيشتر باشد و بايد از پراكنده نويسي و مطالب خسته كننده تكراري كرد.

زمان مصاحبه :
در يك كنفرانس مطبوعاتي زمان مصاحبه مهم است. بايد دقت كرد كه روز مصاحبه نبايد با روزهايي كه معمولاً روزهاي مهم و خبر ساز است يا قرار است رويداد مهمي اتفاق بيفتد كه تداخل نمايد مگر اينكه با آن رويدادها ارتباط داشته باشد. از سوي ديگر روزهاي آخر هفته و يا روزهاي تعطيل مثل پنج شنبه و جمعه براي مصاحبه انتخاب نشود زيرا امكان دعوت و جمع آوري خبرنگاران و نمايندگان رسانه ها مقدور نمي باشد . اما چنانچه لازم است در اين روزها نيز اطلاع رساني شود مي بايست از طريق فكس و ارسال خبر مطالب را به رسانه هايي نظير راديو ، تلويزيون ارسال نمود.
در مجموع اوايل و اواسط هفته براي برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي مناسب باشد.
ضمناً انتخاب ساعت مصاحبه نيز از اهميت خاصي برخوردار است. بهترين ساعت براي برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي ساعت 10 صبح مي باشد. زيرا هم تلويزيون فرصت پيدا مي كند آن خبر را در شبكه هاي و ساعات مختلف روز بويژه اخبار سراسري ساعت 14 پوشش دهد و هم  روزنامه هاي كشور كه اغلب صبحها منتشر مي شوند فرصت پيدا مي كنند. خبر را با شرح و بسط بيشتري منتشر نمايند.

تهيه و ارسال متن دعوت:
بعد از اينكه زمان مصاحبه مشخص شد مي بايست دعوتنامه اي را تنظيم كرد و در آن از نمايندگان رسانه ها دعوت نمود تا در روز و ساعت مقرر در محل برگزاري كنفرانس ( كه آدرس دقيق آن را خواهيد نوشت) حضور يابند.
بهتر است در متن دعوتنامه به محورهاي گفت و گو فرد مورد نظر يعني مصاحبه شونده همراه با اسم و سمت اشاره شود. . نامه را به سردبير يا دبير سوريس بنويسيد و بعد از فكس و ارسال آن مجدداً پيگيري نموده و شخصاً از خبرنگار و رابطه خبري خواهش نماييد كه در كنفرانس حضور بهم رسانيد .
چنانچه حضور تلويزيون و شبكه هاي مختلف در كنفرانس مطبوعاتي ضروري است حتماً با مسوولان و خبرنگاران آن شبكه ها در ارتباط باشيد و از آفيش شدن برنامه خود مطمئن شويد. زيرا حضور دوربين تلويزيون با توجه به ويژگيها و مخاطبين گسترده از اهميت بسيار زيادي برخوردار است و به معني اهميت مصاحبه و كنفرانس شما نيز خواهد بود.

ساير تمهيدات:
علاوه بر پيش بيني تمهيداتي كه در بالابه آن اشاره شد نكات ريز و در عين خال مهمي وجود دارد كه مي بايست قبل ، حين و بعد از برگزاري كنفرانس به آنها نيز توجه كرد. ا ز اين قبيل است:
1 – وضعيت نور، سيستم صوتي ، نظافت ، تزيين و …اتاق كنفرانس را بررسي نماييد.
2 – ضبط صوت ، دوربين فيلمبرداري و عكاس روابط عمومي را توجيه نموده تا در روز و ساعت كنفرانس حضور داشته باشد. ( انجام عكاسي، فيلمبرداري و ضبط ضروري است زيرا به عنوان مستندات مي تواند در آينده مورد استفاده قرار گيرد)
3 – فولدرهاي كيف مانندي را طراحي نموده و بروشورها، جداول .كاتالوگ ، تصوير مصاحبه شونده متن مصاحبه ، كاغذ يادداشت ، خودكار و … را در آن قرار دهيد.
ضمناً مي توانيد عكس مصاحبه شونده را در يك فلاپي طراحي نموده و تحويل خبرنگاران دهيد.
4 – به اطلاعات درب ورودي زمان و مكان مصاحبه را اطلاع دهيد تا خبرنگاران براي ورود مشكلي نداشته باشند.
5 – به نزديكترين آژانس تاكس تلفني اطلاع دهيد مقارن با ساعات پاياني كنفرانس تعدادي تاكسي در مقابل سازمان يا شركت شما براي بردن خبرنكاران حضور داشته باشند.
6 – تلاوت آياتي از كلام اله مجيد در ابتداي كنفرانس بر فضاي معنوي كنفرانس خواهد افزود فرد تلاوت كننده و قرآن براي اين كار آماده باشد.
7- چنانچه كنفرانس مصادف با ناهار يا شام باشد تدابير لازم و پيش بيني تعداد شام و افراد سرويس دهنده و مكان آن را بنماييد.
8 – هدايايي به رسم يادبود كه طرح و آرم سازمان شما بر آن نقش بسته باشد خالي از لطف نيست ولي ارزش آن نبايد آنقدر زياد باشد كه تصورات منفي خبرنگاران و … را برانگيزد.
9 – دستگاه فكس ، تلفن و … براي استفاده احتمالي خبرنگاران در مجاورت اتاق كنفرانس وجود داشته باشد.
10 – وسايل پذيرايي از قبيل چاي، شيريني ، ميوه و … قبلاً هماهنگ شده باشد ليكن پذيرايي چايي در زمان مناسب و هنگامي كه دوربين تلويزيون مشغول فيلمبرداري نيست انجام شود.
11 – در هنگام ورود خبرنگاران آنان را بدرستي به محل كنفرانس راهنمايي كنيد در وروديها و اتاقهاي سازمان سرگردان نشوند.
12 – از قبل فرمي تهيه و هنگام ورود خبرنگاران نام، تلفن، فكس و رسانه هاي آنها را يادداشت شود.
13 – حتي المقدور منشورهاي 3 وجهي تهيه و اسامي كليه روزنامه هاي روي آنها بطرز زيبا نوشته و بر روي ميزها چيده شود . تا آنها هنگام مراجعه بر روي صندلي مورد نظر خود قرار گيرند. البته چنانچه تمايل به جا به جايي داشتند اجاره دهيد در هر جا محلي كه دوست دارند قرار گرفته و سپس منشور را در همان محل قرار دهيد. اين امر علاوه بر زيبايي خاص خود نشاندهنده حضور يا عدم حضور نمايندگان رسانه هاست . ضمناً چيدمان منشور را بطور تصادفي قرار دهيد تا از نوع چيدن آن تبعيض آميز بنظر نيايد.
14 – تعداد افراد دعوت شده را از قبل پيش بيني كنيد و چنانچه صندلي به تعداد كافي نيست ، آن را تأمين نماييد.
15 – چنانچه رسانه اي در كنفرانس حضور نداشت بعد از پايان كنفرانس متن مصاحبه را برايش ارسال نماييد.
16 – از خبرنگجارن و رسانه هايي  كه در انعكاس خبر شما تلاش نموده اند در روزهاي بعد بطور مكتوب يا شفاهي تشكر نماييد.
17- در هنگام ورود ، برگزاري و خروج در كنار آنها باشيد، خودتان را به آنها معرفي كنيد، خبرنگاران را كه نمي شناسيد با آنها آشنا شويد و در مجموع ارتباط گرم و صميمانه اي را با آنها برقرار نماييد.
18 – متن مصاحبه را به مجلات و هفته نامه هاي ذي ربط كه قبلاً دعوت نشده اند ارسال نموده و از اينكه امكان دعوت آنها وجود نداشته عذر خواهي نماييد

 
خانه
پايگاه مقالات
پايگاه اطلاعات
پايگاه کتاب
پايگاه اخبار
فصلنامه
ليست مطالب
 
 

Kargozar

Public Relation 

 [خانه ] [پايگاه مقالات ] [پايگاه اخبار] [پايگاه کتاب] [پايگاه اطلاعات تخصصی]

 Email :Info @iranpr.org  

Copyright©2003