سامانه خدمات الکترونیکی روابط عمومی

مهدی باقریان

1. توسعه و گسترش روزافزون استفاده از کاربردهای فناوری اطلاعات و امکانات «وب2» در بخش های مختلف روابط عمومی و تجارب جدید حاصل شده در دهه اخیر مبین آن است که برای توسعه یکپارچه روابط عمومی در ایران نیازمند یک الگو و مدل جامع، کاربردی، فراگیر، علمی و بومی می باشیم. این سامانه یک سامانه طلاعاتی، ترویجی، تحلیلی و تکاملی است که با توجه به تحولات جدید و در فواصل زمانی مشخص به طور مستمر با برنامه ای بر اساس تحولات حرفه ای و تخصصی جدید در حوزه های روابط عمومی و فناوری بروزرسانی شده تا روابط عمومی ها بتوانند در خلال برنامه ریزی های سالانه از امکانات بهینه و بهنگام سامانه مذکور حداکثر بهره را ببرند و مناسبات الکترونیک را در فعالیت های خود به طور محسوسی گسترش دهند.

2. اولین گام در ساخت و راه اندازی چنین سامانه مدیریتی یکپارچه مستلزم شناخت شرایط و وضع موجود روابط عمومی ها از بعد مدیریتی و بررسی ارایه الگو و روش مناسبی جهت مدیریت بر فعالیت ها و خدمات الکترونیکی روابط عمومی هاست.
مطالعه و بررسی شیوه های پیاده سازی سامانه خدمات الکترونیکی روابط عمومی بر اساس امکانات و زیرساخت های فنی و مخابراتی، گستره فعالیت ها، تنوع رسانه ای و تشخیص مفیدترین و پرکاربردترین رسانه های الکترونیکی در ایران مبتنی بر نیازها و ساختار تشکیلاتی و جایگاهی روابط عمومی ها، و ... از جمله این اهداف است که موجب کاهش هزینه های موجود و مدیریت جامع روابط عمومی خواهد گردید. 

3. یکی از موارد مهمی که معمولا مورد بی توجهی قرار می گیرد چرخه عمر سامانه های الکترونیکی است؛ ضمن این که در طراحی چرخه عمر یک سامانه، یعنی برنامه ریزی، طراحی، ساخت، بهسازی و بهنگام سازی آن باید در سطح استانداردها با کیفیت بالا باشد. چون یک هدف اصلی از راه اندازی سامانه های خدمات الکترونیکی، صرفه جویی در هزینه هاست. هر چه یک سامانه از استاندارد پایین تری برخوردار باشد به همان میزان، هزینه نگهداری و بهنگام سازی آن چندین برابر می شود و کیفیت خدمات مذکور را پایین می آورد.
متاسفانه بسیاری از سامانه های خدمات الکترونیکی در ایران به لحاظ محتوا و بهره گیری از رسانه های جدید دچار مشکلات مضاعف هستند و این امر به اضافه برخی محدودیت های دیگر عملا امکان استفاده از شبکه های اجتماعی را محدود و غیرممکن ساخته است. 

4. امروزه استفاده از خدمات الکترونیکی و رسانه های اینترنتی از نظر هزینه و صرفه جویی در وقت، بسیار باصرفه بوده و همین امر سبب شده واحدها و ادارات روابط عمومی به منظور انجام وظایف- درون و برون سازمانی- خود به استفاده از این امکانات و ابزارهای نوین گرایش پیدا کنند.
سال ها بود که جامعه روابط عمومی کشور، منتظر راه اندازی یک سامانه تخصصی، عملیاتی و بومی تحت وب یا به اصطلاح «خدمات الکترونیکی» بود، ولی به دلایل مختلف این مهم تا به امروز میسر نشد.
موسسه کارگزار روابط عمومی با درک این موضوع و در پی برگزاری اولین دوره آموزش روابط عمومی الکترونیک و راه اندازی اولین موسسه اینترنتی روابط عمومی در ایران، سرانجام با حمایت همکاران علاقمند، سامانه خدمات الکترونیکی روابط عمومی ایران (IPRCES) را راه اندازی و از امروز اول اردیبهشت ماه 1388 فعالیت خود را آغاز نمود. 

5. رسانه هاي الکترونيکي، رسانه هاي منحصر به فردي هستند. اگر از اين رسانه ها به درستي استفاده شود هيچ رسانه ديگری نمي تواند از نظر هزينه و صرفه جويي در وقت و دريافت اطلاعات سريع و گسترده با اين رسانه ها رقابت کند. البته رسانه هاي ارتباط جمعي ديگري نيز وجود دارند که مي توانند براي مخاطبان خاص مفيد واقع شوند. در اين حالت مي توان از شبکه اينترنت، پست الکترونيک، پيام هاي کوتاه (SMS) و به طور کلي «خدمات الکترونيکي» به عنوان مکملي براي رسانه هاي ديگر استفاده کرد تا از اين طريق بتوان بهتر به نتيجه رسيد.
سامانه «خدمات الکترونيکي روابط عمومي ايران» در مرحله اول به شما امکان فرستادن پست الکترونيکي، پيام کوتاه، خبرنامه، پادکست، بولتن، اطلاعيه هاي تبريک و تسليت و ساير خدمات مورد نظر را مي دهد.
شما با حضور در اين سامانه مي توانيد پروژه اطلاع رساني خود و کاربرد خدمات مذکور را در روابط عمومي سازمان و شرکت تان به يک افسانه تجاري، ارتباطي و تبليغاتي تبديل کنيد.
سازمان ها و شرکت ها با استفاده از سامانه «روابط عمومی همراه» به عنوان يک رسانه جديد اطلاع رسانی، تبليغی و بازاريابی می توانند اطلاعات مورد نظر خود را از طريق پيام کوتاه بر روی تلفن همراه مخاطبان و مشتريان خود ارسال کنند. سامانه «روابط عمومی همراه» موسسه کارگزار روابط عمومی تنها سيستم اختصاصی روابط عمومی کشور است که اطلاعات مورد نياز اين بخش را به صورت گسترده ارسال می کند.